親愛なるライフハッカー、
ドキュメントに圧倒されています！古い税務書類、領収書、請求書、契約、保険契約、証明書、私はそれらの多くがあまりにも多く、その半分はデジタルコピーです。私がそれをすべて整理するのに役立つ提案はありますか？
署名された、
ドキュメントで失われました
写真byキース・ウィリアムソン。
親愛なるドキュメントで失われた、
私たちはあなたがどこから来たのか理解しています。紙の形式とデジタル形式の両方で到着できる請求書、保険契約や税の形式で常に届く税の文書などの文書、そして多くの場合デジタルにのみ到着する請求書と銀行の明細書の間で、私たちは皆、複数の形式で横たわっている文書を持っています。そのうち、整理して維持する必要があります。ありがたいことに、HIOPEがあります。これらのドキュメントをすべて整理し、同様の形式で整理するためのいくつかの方法を進めてみましょう。
可能な限りデジタルになります
私たちは話しました可能な限りペーパーレスになる素晴らしい方法- 特に、メールで入手した紙の文書に夢中になっている場合、紙のコピーを保持する必要がある文書、または完全にデジタル化する安全な文書についても説明した場合。それでも、ペーパーレスになることは、ドキュメント管理の獣を飼いならすための1つのステップにすぎません。写真byアンドレス・ルーダ。
ほとんどの銀行、クレジットカード発行者、およびその他の金融機関は、可能な限りお金を節約しようとしており、それはあなたに毎月の声明と請求書を送るのに必要な郵便料金にまで及びます。それをあなたの利益に使用し、あなたが使用している金融機関からデジタルステートメントと請求書のみを受け取るように要求することができます。納税申告書、W-2、および将来の参照のために保持する必要があるその他の財務文書は、ローカルとオフサイトの両方のバックアップでスキャン、暗号化、アーカイブできます。このプロセスを使用して、コピーが必要かもしれないが、証明書、卒業証書、雇用契約などの紙版を取り除きたくない文書をスキャンおよびアーカイブします。
デジタルに行くことができます。また、請求書、保険契約、およびそれらを送信する機関や企業からの電子メールを介して来るその他の文書など、簡単に整理してフィルタリングする能力を提供することができます。アドレスや企業があなたに送信していることを知っているときに、すべての請求書を整理するのは非常に簡単です。たとえば、メールプログラムでカスタムフィルターを作成して、たとえば、すべてを単一のフォルダーに並べ替えることができます。同じことが、保険文書、四半期ごとの投資明細書、およびその他の重要な文書にも当てはまります。これらはすべて、デジタルになった場合、Gmailラベルまたはメールフォルダーにすることができます。
紙のコピーを整理します
電子請求にサインアップするためにポイントを付けた後でも、あなたができないことを知っている古いドキュメントをスキャンし、暗号化され、繊細な文書をバックアップし、何かが起こった場合にあなたがそれに起こったことを知って壁に卒業証書をぶらぶらしています。あなたがそれを獲得したことを証明するためにデジタルコピーを持っていますが、あなたはまだあなたが横たわっている紙を整理する必要があります。靴箱の家の周りにファイルを散らばったままにしておくことは、組織化されたままではありません。紙のコピーを整理する最良の方法は、ファイリングキャビネットを取得することです。ハンギングフォルダーを備えた半分の高さのユニットでさえ、紙の形で保持する必要があるとわかっている古い紙の文書を入力し始めます。写真byビーガンソルディエ。
ファイルキャビネットといくつかのハンギングフォルダーができたら、ラベルメーカーを取得して、キャビネットを開くたびにどのフォルダを保持するかを明確に確認できます。私たちは話しましたファイルキャビネットを最大限に活用する方法しばらく前ですが、各ファイリングキャビネットにドキュメントで1つのフォルダーをいっぱいに保ち、それらを明確にラベル付けすることに加えて、アーカイブドキュメントを保持します。 Tは頻繁に背面にアクセスします。電子コピーを提供していない銀行や企業からの請求書や声明など、より頻繁にアクセスできるドキュメント用のフォワードフォルダーを保存します。正面に必要なドキュメントを保持することで、必要なときに単一のアイテムを見つけるためにダースのフォルダーをめくる必要がなくなります。
さらに、定期的にこれらのドキュメントを調べることを主張します。たとえば、それらを整理するために毎月。少なくとも月に1回、新しいアイテムをフォルダーに新しいアイテムを追加していることに気付いた場合は、1年以上前のステートメントや知っている文書のように、あなたがもう必要ないと知っている古いドキュメントをパージして、その機会を利用してくださいスキャンおよびアーカイブされたデジタル。
クロスカットシュレッダーを購入します
多くの古いドキュメントを整理してデジタル化するプロセスを経て、安全に処分する必要がある小さな山の山を建てたことがわかります。クロスカットシュレッダー（ストリップカットシュレッダーとは対照的に）は、潜在的なアイデンティティ泥棒の手に渡る可能性のある情報を心配することなく、自宅で古い、デジタル化された、または不必要な文書を破壊する簡単な方法を提供します。本当に望んでいない限り、マイクロカットシュレッダーに湧き出る必要はありません。クロスカットは十分である必要があり、残された紙は簡単にリサイクルしたり、梱包材として使用したりできます。写真byジョーホール。
追加のボーナスのために、紙のリサイクルビンのすぐ隣にシュレッダーを配置し、可能な限り家にメールを持ち込む場所に近づけます。そのようにして、メールでドアに入るとすぐに、ジャンクをリサイクルに投げ込んで、財政または個人アカウントに結び付けられたプロモーション資料（クレジットカード会社から得る「コンビニエンスチェック」のように）を削り、歩くことができます。メールを使用して、読み取りまたはファイルを計画しています。
耐火またはセーフティデポジットボックスを入手してください
生命保険、遺言、卒業証書、出生証明書、またはあなたの身元に関連するその他の非常に重要な文書など、1つのコピーのみがある重要な文書については、失うことは決してありません。もちろん、デジタルコピーを作成しますが、コピーが本物と同じではないドキュメントの場合、オリジナルを自宅の安全な場所に保管した耐火ボックス、または金融機関のセーフデポジットボックスに置く価値があります。
私は私のクローゼットに耐火箱を置いています、私のかなり近い緊急キット緊急事態の場合のバグアウトバッグ。そうすれば、私の最も貴重な文書は、去る前にそれらに到達できない場合、押しつぶされたり火災から保護されたり、緊急バッグをつかむ時間があれば、重要な論文も拾うことができます。 30分間火災から安全なアイテムを保つ小さな耐火ボックスは、あなたを後退させるだけですAmazonで25米ドル。出生証明書、パスポート、卒業証書、およびその他の重要な文書は少なくとも価値があり、ファイリングキャビネットの裏側よりもこのような箱で提供されます。
うまくいけば、これらがあなたの家の周りの紙の山を飼いならすためにあなたが途中に進むのに役立ついくつかの提案であることを願っています。デジタル化と整理は大いに役立ちますが、自分の人生から排除できない紙を維持するために自分自身を設定することが同様に重要です。幸運を！
愛、
ライフハッカー
PS重要かつ役に立たない両方で、彼が成長し続ける紙の山から彼が掘り出すのを助けるために、文書で紛失した提案はありますか？以下のコメントで提案と組織のヒントを共有してください。
