誰もがペーパーレス銀行の声明や請求書から電子社会保障チェックまで、ペーパーレス社会に向かっています。デジタル革命は間違いなく木に友好的であり、電子ファイルは見つけてバックアップするのがはるかに簡単であり、誰もが印刷と郵送コストを節約します。しかし、常にありますいくつかのあなたは枯れ木の形になるのを助けることができない書類。そして、いくつかの恐竜 - 私のように - は、紙で最もよく機能します。私の物理的および電子的なファイリングのニーズに、そしておそらくあなたもどのようにかもしれないかについて、私がどのように私が幸せな妥協を見つけたのか。
私の戦略は2つあります：
デジタルを保管してくださいそしてどちらかの重要な文書の紙版、a）交換が難しく、重要な価値のあるもの（家族の健康記録、または主要な家の改善）、またはb）税務または事業関連。
私はすべての紙を盗まれないことを知っています、他のすべてスキャンまたは電子バージョンを選択します。
紙とデジタルの両方のコピーを維持するときはスマートです（そして必要です）
社会保障カードや出生証明書などの重要な恒久的な文書については、元の形で保存することに疑問の余地はありません。述べたように、セットアップを議論しました緊急事態のケースすべてのドキュメント、いくつかの不可欠な、困難な文書は、安全な預金箱や安全な預金箱のような安全な場所に保管する必要があります。
あなたが常に保持する必要がある紙のオリジナル：
社会保障カード
出生証明書
パスポート
結婚ライセンス
死亡証明書
遺言、信託、およびその他の不動産文書
車のタイトル
ビジネスライセンス
生命保険契約
ただし、安心を高めるために、これらの重要なドキュメントをデジタルバックアップのためにスキャンし、それらのファイルを暗号化します。TrueCrypt Plus Dropbox組み合わせにより、暗号化されたオンラインバックアップが得られますが、ファイルをクラウドに保存したくない場合は、TrueCryptを使用します機密ファイルを備えたフォルダー上。
しかし、私はまた、生命保険、納税申告書（少なくとも7年間維持する必要がある）、さらにはいくつかのクレジットカードの声明など、他の重要な文書のための紙のコピーと少なくとも1つのデジタルコピーを持っているのが好きです。デジタル純粋主義者（またはスペースが不足している人）は、すべてをスキャンして紙を投げて混乱を減らすことを好むかもしれませんが、フロップ、ジップドライブ、CD、DVD、ハードドライブ、デッドナーズ、クラウドなどのバックアップの失敗の経験が多すぎるかもしれません。デジタルバージョンに加えて、ペーパーバックアップでより快適に感じました。 （さらに、紙を持っていると、時々コンピューターから離れて、どこでも書類を扱うことができます。）
推奨事項：これらの紙版を保管し、デジタルファイルにスキャンします
納税申告書
主要な購入の領収書（例えば、家電、家具、電子機器、宝石）。物理的な領収書を保証カードに添付します
主要な家の修理/改善記録
主要な医療記録（例えば、予防接種記録）
ビジネスライセンスおよびその他のビジネスアカウント情報
自動タイトルと主要な修理記録
教育記録
ペットレコード
パフォーマンス評価などの雇用記録
重要な作業プロジェクト、ボランティア記録、その他の個人記録のコピー
検索と組織を容易にするために、物理的なフォルダーとデジタルフォルダーの両方に同じ名前を使用することをお勧めします。
あなたは一時的に保管するだけでいい書類
確かに、それは多くの紙の雑然とスキャンのように聞こえますが、上記のドキュメントは両方の形式で保持する価値があると思います。
ただし、いくつかの重要な論文は、スキャンする努力の価値はありません。
デジタル化する必要のないこれらの紙ファイルの一時的な場所を見つける
社会保障声明：ファイルキャビネットに最新のバージョンを保管してください。
年次自動車、家など。保険契約の明細書：更新後の最後のものを投げます。
利益の健康の説明：1年間維持します。
PayStubs：年末にW-2を取得するまで保管してください（最近の3つの給与スタブがあることを確認したい場合は、住宅ローンの取得を検討している場合を除きます）。
401（k）、529プラン、IRA、声明（一部の証券会社には電子声明がありません）：年次声明が得られるまで、最新の毎月または四半期の声明のみを保持します
これらは一時的なファイルであるため、それらを処理する簡単な方法は、アコーディオンファイルを使用して月ごとに入れることです。そうすれば、12か月前（先月をつかむ）から簡単に書類を引き出すことができます。
税関連および銀行/クレジットカードの明細書
私はペーパーレスで乱雑なオフィスが欲しいのと同じくらい、そして簡単にスキャナップ、それらのツールの1つ私たちは本当に好きです、仕事をデジタル化する - 他の永続的でないドキュメントの一部は、あなたの状況に応じて、デジタルを使用するのが難しい場合があります。
そのようなデッドツリータイプの1つはです税関連の領収書。一部の人々は、すべての領収書をデジタル形式で持っていることを選択します（オンライン購入でスキャンまたは保存されます）。私はそれらを印刷することを告白します - 少なくとも税関連のものは。その理由は、税金に取り組んでいるときに領収書を広め、カテゴリ（医療領収書、雇用費など）ごとにマルチポケットフォルダーのカテゴリごとに整理したいからです。控除を項目化しない場合、または領収書をピクセルとして表示しても大丈夫な場合は、この目的のために紙の領収書を保持することは適用されません。
もう1つはですクレジットカードの請求書と銀行声明。私の声明と請求書のほとんど（投資口座明細書や公益事業の請求書など）は電子的に取得しますが、まだいくつかのペーパーバンクとクレジットカードの明細書を取得しています。これは、ビジネスおよび税関連の購入に関連するものです。紙の声明は、電子声明よりもエラーのステートメントを確認するための郵便物のより強いリマインダーです（電子メールは埋葬される傾向があります）。ステートメントに領収書を添付したり、昔ながらのような重要なラインアイテムを強調したりすることができます（私はあなたに言った古い学校でした）。これらの紙の声明は月ごとにアコーディオンファイルに保存します。年末には、私はそれを閉じてその年にラベルを付けて、推奨される7年間を節約できるようにします。
ただし、電子メール通知を受け取ったときにクレジットカードのステートメントをチェックするのが得意な場合は、代わりに電子コピーを取得することには確かに利点があります。
最終的に、紙とデジタルファイリングの間の闘争は、あなたがどれだけ触覚的であるか、そしてドキュメントのスキャン/ダウンロードまたはそれをファイリング/保存することにどれだけの労力をかけることにかかっているか、および検索性と保存に依存する可能性がありますデジタルストレージが提供できる冗長コピー。 （注：完全にデジタルに移行する問題が、いくつかのもののために紙を手に入れることを楽しむよりも、すべてをスキャンする努力に関するものである場合、ようなサービス靴箱、紙のドキュメントを検索可能なデジタル（PDFまたはExcel）ファイルに変換することは、素晴らしい解決策かもしれません。）
他のすべてとデジタルになります
上記の紙がたくさんあるように聞こえますが、デジタル形式で取得するか削減するか、さらに多くの紙があります。
たとえば、ケーブル請求書のように自動的に支払われる定期的に定期的に繰り返される請求書は、紙またはデジタル形式で節約する価値がありません。電子請求書をオプトインしますか？もちろん。これらのタイプの論文のためにハードディスクスペースを保存する必要さえありません。他の例、可能であれば、保管する必要がなく、デジタルを取得する必要のない請求書や論文、含まれる：携帯電話の請求書、公共料金、保険料。
私たちの前ペーパーレスに行くための完全なガイドPDFに印刷したり、カタログからオプトアウトするなど、紙の混乱を減らす他の方法を強調しました。あなたもできますデジタル形式でコミックを入手してください最近では。
紙からデジタルへの移動には、実際の資産に関しても利点があります。なぜなら、それはあなたのお金を（物理的に）失う可能性が低いことを意味するからです。貯蓄債を電子形式に変換します財務省直接。在庫証明書については、証券会社に電子的に保持してもらいます。
最後に、一枚の紙が私の机や家に出くわしたり、コンピューターにスキャンしたり、ファイルフォルダーを作成したりする価値がないときは、それを扱うか取り除く時が来ました。ねえ、私は紙が好きかもしれませんが、私はきれいなワークスペースが好きで、ファイルキャビネット実際に開くことができますあまりにも。
あなたはどうですか？
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