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古い書類はどのくらいの期間保管すべきですか?

親愛なるライフハッカー様
古い書類（給与明細、クレジットカードの請求書、保険の書類など）をずっと保管していて、ファイルキャビネットがついにいっぱいになりました。スキャンして分類して 21 世紀に移行することがおそらく最良の選択肢であることはわかっていますが、これらすべての文書のスキャン、整理、バックアップなどに時間やエネルギーを注ぎたくないのです。いつになったら処分できるのでしょうか？

署名入り、
紙に腹を立てる

親愛なるピーブド様
完全なペーパーレス化利点があります（そして多くの人にとってあなたが思っているほど時間も労力もかかりません）しかし、何年も（おそらく数十年も）遡った紙の文書がある場合、デジタル化するのは気が遠くなる可能性があり、明らかに時間をかける価値はありません。全て彼らのうち。ただし、書類の山の中には、おそらく今後何年も保管し、追加のバックアップとしてデジタル コピーを作成する必要がある書類もあります。ただし、あふれたファイリングにある紙のほとんどは、自信を持ってリサイクルまたはシュレッダーにかけられます。ここでは、重要と思われるさまざまなタイプの文書の寿命について詳しく説明します。そうすれば、文書を分類して、散らかった紙を春の大掃除に役立てることができます。

注: 記録を保存する正確な日付については意見が異なりますが、これらはさまざまな専門情報源からの基本的なガイドラインであり、膨らんだファイル キャビネットを整理するのに役立ちます。

終末まで保管すべき文書

決して捨ててはいけない文書はどれも非常に明白です。それらは政府機関からの公式文書であり、通常は弁護士が関与しており、あなたが亡くなった場合にあなたの愛する人にとって非常に重要なものであり、重要な価値のあるものに関連しており、および/または交換するのが面倒。私たちが指摘したように、何を保存し、何を細断するかガイド、これらには次のものが含まれます。

さらに、公認会計士マーク・O・ディートリッヒ氏の記録保持ガイドそしてニューヨーク州消費者保護局また、以下を永久に保管しておくことをお勧めします。

  • 住宅記録: 家の大規模な改善とメンテナンスのためのキャンセルされた小切手 (住宅所有期間分)

  • 医療記録

  • 貴重品の写真またはビデオテープ

  • 納税申告書のコピーとワークシート

  • 所得税納税小切手

  • 年次 IRA またはその他の投資拠出明細書、年金/利益分配に関する情報リターン

これらの文書の物理的なコピーを貸金庫や耐火金庫などの安全な場所 ​​(避難する必要がある場合に簡単に入手できる 1 つの場所) に保管し、オフサイトのバックアップ用にデジタル コピーも作成します。貴重な情報を追跡し、愛する人たちと共有するには、次の手順を参照してください。「救急セットの場合」。

新しい書類が到着したら捨てる書類

紙のパレードは終わりがありません。良いニュースは、新しい投資明細書、更新された保険契約書、またはその他の定期的に発行される多くの文書を作成するたびに、最新バージョンだけを保持できることです。具体的には、次の書類を新しい書類を入手したらシュレッダーにかけます。

  • 月次または四半期ごとの投資明細書 (年次明細書については、次のセクションを参照)

  • 社会保障に関する声明

  • 毎年更新される保険契約

特定の時期またはイベントまで保管しておく必要がある書類

最後に、特定のトリガーまたは時間の後に一部のレコードを破棄できます。

  • クレジット カードの領収書: 保証や税金の申告で必要な場合を除き、毎月の明細書と照合した後。そのような場合は、保証期間が終了するまでレシートを製品マニュアルまたは税務書類と一緒に保管してください。

  • 銀行の入出金伝票: 毎月の明細書と照合した後

  • クレジット カードと銀行の明細書: 税務サポートのために必要な場合は 7 年、それ以外の場合は 1 年。

  • 年次投資明細書: 投資を売却するまで、売却後は税務書類とともに 7 年間保管します。

  • 給与明細: W-2 フォームと照合し、税金を支払った後

  • 健康説明効果：1年

  • 公共事業記録: ニューヨーク州消費者保護局によると、少なくとも 3 年

  • 税金とそれを裏付ける記録 (例: 税金関連の医療費、寄付金など): 一般的に推奨されるのは 7 年です。これは、IRS が監査を受ける場合、通常はその期間まで遡るからです。 IRSは、より具体的なガイドライン、不正返品の場合は 3 年間から無期限までさまざまなアドバイスが付いています)。

ビジネス記録の保存期間

最後に、自分のビジネスを所有している場合、またはフリーランスの場合、記録保持のニーズはより複雑になります。 （これは真剣な仕事です！） CK&Co 公認会計士およびビジネスアドバイザーのビジネス記録の保存に関する推奨事項(PDF) では、たとえば、年末財務諸表は永久に、期限切れの保険契約は 4 年間、銀行取引明細書は 7 年間保管する必要があると述べています。

多くの記録や重要な書類を扱うのは少し面倒ですが、それでも不可欠なものです。少しずつ紙の整理上記のチェックリストを使用すると、より組織化されたシステムが得られ、ファイル キャビネットのスペースがさらに広がります。

愛、
ライフハッカー

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