簡単に言えば、十分であるという時代が来ます。私は、広大な Gmail 受信トレイを整理するという作業を、数年とは言わないまでも何か月も先延ばしにしてきました。しかし、ライフハッカーが私に春の大掃除週間があると教えてくれたとき、私はその時期が来たと悟りました。そして、そのタスクを実行してくれるアプリやツールを探すのに貴重な時間を無駄にするつもりはありませんでした。する必要がありましたロン・スワンソン私の受信箱 - 袖をまくって飛び込んで、混乱を手動で管理します。
ライフハッカーでは春の大掃除を非常に真剣に考えています。家の生活をリフレッシュし、整理整頓し、片付ける機会を逃すわけにはいきません。私たちはまた、テクノロジーの使用状況のリセットボタンを押し、家計を詳しく調べ、少しかび臭くなった日常の習慣に気を配りたいと思っています。春の清掃週間へようこそ。冬のクモの巣を取り除き、晴れた日に向けて準備を整えます。きれいにしましょう。
乱雑な受信トレイを評価する
あなたは（おそらく）毎日受信トレイを使用しているので、定期的にどのような種類の電子メールを誰から受け取っているのかについては、おそらくかなりよく知っているでしょう。あなたは、どのリストサーブに登録しているか、他のメッセージよりも優先度の高いメッセージ（おそらく Google のアルゴリズムが把握できるよりも）、どのようなマーケティング メールを受け取りたいか、そしてどのような通常のメールが頻繁に送信されるかを知っています。非常に多くのスパムが頻繁に送信されるため、スパムの危険にさらされています。
Gmail には、どのメール アドレスから最も多くのメールが送信されているかをすぐに確認する優れた方法がありません。また、それを行うための優れた拡張機能やトリックも見つかりませんでした。ただし、これには特別な解決策は必要ありません。おそらくすでにご存知でしょう。そうでないとしても、それを見つけるのはそれほど難しいことではありません。
たとえば、受信トレイをざっと見てみましょう。Gmail の「デフォルト」受信トレイを使用すると、より簡単になります。上部に 5 つのタブ—必要以上に飛び出してくる送信者やトピックがないかどうかを確認します。もしかしたら、銀行から、口座間で送金するたびに受け取る通知メールに加えて、開設できる新しい口座に関するメッセージが 1 日に 1 回送られてくるかもしれません。あなたはAmazonでたくさんのものを買うかもしれません。おそらく、あなたの知り合いが何かをするたびに、Facebook があなたに ping を送信するでしょう。一度あの会場で見たあのコンサート？会場 (またはチケットマスター、AXS など) からの大量のメールに遭遇した可能性があります。
いくつかの簡単な検索を実行することで、誰が受信トレイを爆破しているかを把握することもできます。私が最もよく使う Gmail 検索の 1 つは、「from:」の後に会社名や友人の名前、場合によってはメール アドレスを続けるものです。 (また、「from:[name] is:unread」と入力すると、あなたが見ていない多くの内容を誰かが送信しているかどうかを確認できます。)
購読解除を開始する
Gmail を使用している場合、そのメールはおそらく Gmail の [プロモーション] タブに表示されますが、大量のメールを送信しているのが誰なのかを把握し始めると、この全体を「受信トレイをクリーンアップ」する絶好の機会となります。 」のプロセスが今後ずっと簡単になります。
より熱心な送信者からのメールを取得し、メッセージをあまり読んでいないことに気付いた場合は、メール内で購読解除リンクを探します (存在すると仮定します)。見つからない場合は、メッセージをスパムとして報告してください。取得した場合は時間がかかるかもしれませんが、多くメールの流れを少しずつ減らしていくのに最適な方法です。
Google のデフォルトの受信箱は、マーケティング メッセージを自動的にメインの受信箱からフィルタリングして別のプロモーション タブに移そうとしますが、これによりメールの管理を忘れやすくなります。自分の電子メールを「見えないところ、気にしない」状態にしないでください。そうでなければ、貴重なマーケティング メールを逃すことになります。する読まない本が溢れているので気にしないでください。
ラベル: 絵のように完璧な受信トレイへの鍵
Gmail のラベル付けシステムに慣れるまでに長い時間がかかりました。はい、知っています;彼らは基本的にメールのフォルダーには、一度に複数のラベル (および受信トレイ) に何かが存在する可能性があるため、そうではありません。それはラベルだからです。ない本当にフォルダー。わかった。
私はまだ手動でメールにラベルを付けていません。Gmail の左端のサイドバーから問題のメールにラベルをドラッグするか、ドロップダウンのラベル ボタン (荷物タグのようなもの) を使用するか、メール自体をGmail の主画面のラベルではないフォルダー。これらのテクニックのいずれかを試してみることをお勧めします。少なくとも手動ではありません。それについては後ほど詳しく説明します。
100 万個のラベルを作成したいという衝動を抑える
ラベルをいじってみると、あまりにも正確すぎるため、自分自身の生活がより困難になっていることに気づきました。一部の人にとってはそれがうまくいきます。職場の同僚が、チームのメンバー全員、マネージャー全員、そして部門を越えて一緒に働く超重要な同僚全員に特別な「VIP」受信箱を持っているのを見てきました。毎日途方もない量のメールを受信する場合、これは重要な人からのメッセージを決して見逃さないようにするための優れた方法だと思います。その気になれば、Gmail についても検討する価値があります。
代わりに、私が関心のある重要なトピックをキャプチャするためにいくつかのラベルを使用します。たとえば、頻繁に受信するメールには「毎日のメール」というラベルを付けています。すべき気にする。私は「デイリーメール」内のサブラベル「ニュース」と「劇場」を使用して、購読しているさまざまな報道機関や自分の地域で登録しているいくつかの劇場リストサーブからの毎日のメッセージと更新情報を追跡しています。 (各 listserv は、その日のメッセージのバッチ ダイジェストを自動的に送信するように設定されています。そうでない場合は、おそらくそれぞれに個別のサブラベルがあるでしょう。)
私は、銀行からの口座更新情報、銀行からのマーケティング メッセージ、私を攻撃するさまざまなクレジット カード会社からのありとあらゆるメッセージ、ダンピングなど、お金に関連するあらゆるものに使用するシンプルな「金融」ラベルを持っています。いくつか例を挙げると、Nerdwallet、Slickdeals、AwardWallet などのサイトの基盤となります。
私が特に注意を払っている唯一の電子メール ラベルは、「_重要」ラベルです。ラベル リストの先頭に表示されるようにそのように名付けられています。その中には、ルームメイトから送られてくるあらゆるメール (通常は今後のイベントの計画に関するものや、料理について私に怒鳴りつけるもの) のサブラベルがあります。私のガールフレンドから送信された電子メールのサブラベル (同じ)。そして、赤色の「_to do」サブラベルは、緊急のタスクを追跡するために使用します。
最後のラベル「_shipping」は、Amazon、UPS、FedEx、または USPS のすべてを総称するものです。いつでも私の家に届く場合は、配送に表示されます。そして、朝に小さな (1) が現れるのを見るのは嬉しいことです。これは通常、その日ではないにしても、素晴らしいものがすぐに到着することを意味します。
ラベルを整理する
Gmail の最も便利な機能の 1 つは、必要に応じてラベルを表示または非表示にする機能です。これにより、少し前に終了したプロジェクトを追跡するために古いラベルを使用していた場合に、古いラベルをアーカイブできます。また、見るべきものがあるときはいつでも、Gmail の左側のサイドバーにラベルが「表示」されるようになります (これは、注意を引くのに非常に役立ちます)。
ラベルの表示/非表示を調整するには、Gmail のメイン ウィンドウの右上隅にある歯車アイコンをクリックし、[設定] をクリックして、Gmail の設定メニューを表示します。そこから、「ラベル」をクリックします。次に表示される画面は最初は恐ろしく見えますが、受信トレイをラベルの乱雑から守る最善の方法です。
たとえば、「チャット」や「スパム」などのシステム ラベルを非表示にできるのは、どちらも root 化するつもりはないことがわかっている場合です。 Gmail のデフォルト ビューのプライマリ ウィンドウの上部にすでに表示されている、Gmail のすべてのカテゴリを非表示にすることもできます。
作成したラベルを表示または非表示にするか、動的アプローチを使用する場合は、未読メッセージがある場合にのみサイドバーに表示されるように設定します。ただし、これは少し嘘です。サイドバーのラベル リストの下部にある [詳細] ボタンをクリックすると、作成したラベルにアクセスすることもできます。これらの目立たないラベルは、注目するメッセージがない限り、目立つ位置に表示されません。
ラベル付けは Gmail にお任せください
ラベルは素晴らしいものですが、毎日処理しなければならない大量の受信メールがある場合、それをすべて整理するプロセスは気が遠くなるかもしれません。ただし、ラベルをクリエイティブな Gmail フィルターと組み合わせれば、受信トレイが自動的に並べ替えられます。 Gmail のフィルタリングは少し難しく感じるかもしれませんし、正しく行うには少し時間がかかりますが、長い目で見れば報われるプロセスです。
最初のフィルターをセットアップする
Gmail フィルタを作成する最も簡単な方法は、メールをクリックして、Gmail がメールのパラメータに基づいてフィルタを作成できるようにすることです。したがって、お気に入りのサンドイッチ ショップから毎日メールが大量に送られてくるが、（甘いサンドイッチのお買い得情報を）確実にキャッチしたい場合は、メールを開き、Gmail の検索バーの下にある [その他] ボタンをクリックして、 「次のようなメッセージをフィルタリングする」オプション。
フィルタをカスタマイズして精度を高める
Gmail にメッセージのフィルタリングを実行させる場合、サービスは送信者のメール アドレスではなく「リスト」に基づいてメールを分類する場合があります。ほとんどのマーケティング メッセージにはこれで問題ありませんが、これを削除して、差出人フィールドにワイルドカードを使用することもできます。*@nameofsandwichplace.comフィルターが企業から送信されるすべてのメッセージを確実にキャプチャするようにします。
この例の続きとして、サンドイッチ店がさまざまなサブドメインを使用するアドレスから電子メールを送信し始めた場合、複数のワイルドカードを使用することはできません。それで、入力すると、*@*サンドイッチ*「from」フィールドではすべてが検索されるわけではありません。ただし、垂直バー (シフト + バックスラッシュ) を使用して、フィルタにエントリを追加できます。したがって、この場合、次のように書くことができます*@sandwichplace.com | *@marketing.sandwichplace.com | *@yum.sandwichplace.comfrom フィールドに入力して、同じ会社からの複数の受信メールをキャプチャします。
一般的なものを試すこともできます。from: スターバックスコーヒークリエイターがあなたに送ったものはすべて見つかるはずです。より具体的にする必要があるのは、一部のメッセージをフィルタリングして他のメッセージをフィルタリングする必要がない場合のみです。たとえば、すべての劇場 (または劇場全般) に関するすべてのメッセージではなく、特定の劇団からのメッセージに 1 つのラベルを付けたい場合、または、芸術に詳しくない場合は、特定のジム (のニューハンプシャー・ダークマジックス）すべてのジムの代わりに。
フィルターを駆使する価値がある理由
Gmail のフィルタリングを使用すると、信じられないほどクリエイティブになることができます。受信トレイを完全にロックダウンするまだホワイトリストに登録していない電子メール アカウントから。極端ですが、可能性としてはあります。 （Gmail を使用して作成することもできます）無制限のメールアドレスそしてそのようにフィルタリングして、銀行に「[メールで保護されています]” アドレスなど、すべての Gmail メッセージをフィルタリングする「From:」フィールドではなく「To:」フィールドに基づきます。)
私は単純なルールを守るほうが簡単だと思います。ラベルがある場合はフィルターも必要です。したがって、私の場合は、自分に送信するメールに「To Do」のラベルを付け、メールにスターを付け、重要としてマークを付けるフィルターを設定しています。これは、何かについてのリマインダーを自分にメールで送信する便利な方法です。私の財務フィルターはもう少し扱いにくいように見えますが、機能します。from:(*@chase.com | *@e.chase.com | *@alertsp.chase.com | *@service.capitalone.com | *@capitalone.com | *@notification.capitalone.com | *@mint .com | @awardwallet.com)
フィルターアクションを使って創造性を発揮することもできます
フィルタリング プロセスの残りの重要な部分は、トリガーを設定した後に実行できる他のすべてのアクションです。特定の送信者からの特定のメールにラベルを付けるように Gmail に指示するのは簡単です。メインの受信トレイ (およびカテゴリ タブを使用している場合は) をすっきりさせるために、これらのフィルタされたメールも受信トレイからスキップするように Gmail に指示することを検討してください。
これは、これらのメッセージを読むことができない、またはメッセージを受信したときにそれに気づくことができないという意味ではありません。その代わり、この自動スキップ機能により、メインの受信トレイがお気に入りのサンドイッチ店からのメールで詰まることはなくなります。代わりに、サンドイッチ フィルターによって増加する数が表示され、確認する必要があるメッセージがあることを警告します。これは、色分けされたフィルターを備えた電子メールでいっぱいの受信トレイを用意するよりもはるかに管理しやすいと思います。機能は、皆さんがよく知っている Outlook や Mail の昔の「ルールの作成」機能に少し似ています。
