メールは誰もが依存しているテクノロジーツールですが、おそらく嫌い（そのインターネットのゴキブリ！）。気に入ったり、嫌いなのか、受信トレイの管理から、よりエレガントな電子メールメッセージの送信まで、電子メールスキルを向上させるために、おそらくすべての立場にある可能性があります。これは、私たちが電子メールで犯す最大の間違いの10を紹介します。
10。間違った人や多くの人にメールを送る
間違った人にメールを送るのは恐ろしく簡単です。他の誰かを対象としたメールを受け取りましたまたは、その間違いを自分自身で知っておくべきです。メールプログラムの受信者アドレスの自動完成を常に再確認し、おそらく最も重要なことには、間違った手に入った場合に恥ずかしいメールを送信しないようにしてください。 （このPCマガジンを参照してください電子メールの丸めミスファイアさらに強化するために。）同様のメモで、あなたの各人を確認してください宛先：またはCC：フィールド本当にそのメッセージが必要です（to：対応する必要がある人のためです、CC：メッセージのコピーを必要とする人のためです）。そのメッセージを見る必要がない人にメールを送ることは、出席する必要のない会議に誰かを強制するようなものです。また、返信するときは注意してくださいすべてに返信します- 電子メールの最大の原因の1つは失敗します。
9.受信トレイを頻繁に確認します
みんな電子メールを修正しようとしていますだからです生産性キラー。私たち全員頻繁にチェックします- 夕方、週末、休日、そして一日中。より良い仕事の鍵は、電子メールを少なくチェックすることです、だからここにあります自由時間の電子メールのチェックをやめてください、なぜあなた朝一番に電子メールをチェックしないでください、およびあなたの電子メールプログラムをに設定することにより、より重要な作業のためのより多くのスペースを作る方法継続的には代わりに1時間ごとに確認してください。
8。受信トレイを十分に頻繁に片付けることはありません
皮肉なことに、私たちは絶えずメールをチェックしていますが、メールをチェックするときに行動を起こさないため、とにかく受信トレイがいっぱいになり続けています。 （それはあなたのメールボックスから物理的なメールを取り込んで、すべての文字を開けてから、玄関のそばに山に捨てるようなものです。あなたが私の家に行ったことがあるなら、あなたは私が言っていることを知っています。）受信トレイゼロを追いかけますまた、受信トレイを地獄に移動させるストレスには解決策があります。受信トレイを定期的に確認してください（すべてではありませんが）、実際にそれらのメッセージを処理します。これがそうです7つの基本タイプの電子メールに対処する方法、受信トレイをクリアするのに役立つ3つのフォルダーまたはラベル、 そして基本的な限られたラベルセットでGmailを整理する方法。また、アプリを紹介しましたMailStromなどそしてGoogle独自の受信トレイアプリこれにより、受信トレイがより管理しやすくなり、受信トレイから電子メールが属するラベルに電子メールをフィルタリングするのに役立ちます。
7.受信トレイをタスクマネージャーとノートアプリとして使用する
受信トレイに固執する傾向のあるメールは、参照項目です（例：あなたが実際に読みたい情報を含むニュースレター）またはアクションのもの（たとえば、使用することを考えているターゲットクーポンまたは、あなたが答える必要がある上司からのプロジェクトについての質問または最終的には）。これにより、Gmailまたは他のメールアプリが理想的なTo Doリストマネージャーのように見えるか、自分にメモやTo Doリマインダーをメールで送信する場所のように見えるかもしれませんが、メールはタスクマネージャーではありません。新しいメールが常に流れ込み、その大量のメッセージに重要なやり取りやメモを埋めます。また、専用のタスクマネージャーとノートアプリには、WunderlistのようにTo Dosに優先順位を付けるなど、ドラッグアンドドロップなど、これらの目的のためのより多くの便利な機能があります。Evernoteでできることすべて、手書きのメモを追加し、複数のノートを1つにグループ化するなど。もちろん、すべてのルールには例外があります優れたシステムまたはワークフローGmailの原則をGoogleの受信トレイに適用することができます。タスク関連の機能を含む。ただし、一般的には、1つのTo-Doリストを使用する方が良いでしょう。おそらくメールではありません。
6.古い電子メールスレッドに新しいメールを埋める
別名、閉じたスレッドをハイジャックして新しい会話を開始しないでください。新しいメッセージを作成して適切な連絡先を追加できないため。電子メールスレッドには方法があります制御不能にスパイラル誰もが電子メールの件名に固執するときでも、それ自体がすべてです。 （「Re：Re：Re：Re：」で始まる件名を知っています。）電子メールスレッドを生き続けて、古い電子メールスレッドを使用してメッセージを送信するために、電子メールスレッドが死なない場合はさらに悪いことです。まったく異なる主題について。私はこれが私のペットの覗き込んだことを認めなければなりません、そして、私はテクノロジーに精通した人々がそれをするのを見てきました。別の科目に古い電子メールスレッドを使用すると、受信者が電子メールを整理して理解するのがはるかに困難になります（たとえば、件名は4か月前の夕食の計画に関するものですが、今では誰もがCCです。これをしないでください。すべての異なる科目の新しい電子メールを開始します。
5。ひどい件名を書く
古い電子メールスレッドを再利用する理由は、電子メールの件名が重要な情報であるためです。彼らは私たちがすぐにメールを読むべきか、彼らが待つことができるかどうかを知るのを助けます。完全に空白の件名、同じ送信者からのすべての電子メール（「HI」など）の同じ件名ライン、そして時々失礼な件名があります（例：3番目の試み：読者に読みたいと言っているニュース」）を備えた電子メールが多すぎます。私はもっとうまくやれることを知っていますより実用的で有益な件名を書くそして件名のみのメールを書くとEOMのような頭字語。件名は非常に重要なので、作り方を知っていれば役立ちますキラー件名。
4.重要なメールを保存またはバックアップしていません
電子メールの受信トレイは、送信および受信したすべてのメールの無制限のストレージエリアのようなものと考える傾向があります。しかし、あなたのように信頼すべきではありません重要なファイル、重要な電子メールメッセージ（およびその他のファイル）の唯一のコピーを保存するDropboxのようなクラウドストレージプロバイダーたった1つの場所に居住してはいけません。 Exchange Serverがメールを不思議に削除した場合はどうなりますか？または、特定のメールにアクセスする必要があるときにGmailがダウンしますか？ （私は両方が起こるのを見てきました。）メールのバックアップはあなたの友達です。これがあなたができる方法ですバックアップとしてメールを保存しますハードドライブまたはサードパーティのバックアップサービス（Gmailの場合など）および毎月自動的にバックアップしてGmailをパージします。見通しなどデスクトップメールクライアントハードドライブにメッセージをアーカイブまたは保存しやすくしますが、IFTTTを使用しますクラウドサービスにメッセージと添付ファイルを送信するために、非常に重要なメールが複数の場所で保存されます。
3.基本的な電子メールエチケットルールを無視します
他のコミュニケーション手段と同様に、電子メールへの思いやりがなく、あまり思いやりのない方法があります。今日読みたい電子メールのエチケットガイドラインが1つしかない場合、メールチャーターを読んでください。これには、さまざまなヒントが含まれていますメールメッセージを数文に制限します（簡潔にしてください、整頓された、 そして関連する）。あなたのメールを短くて甘いものに保つためのいくつかのヒント：送信する前に、携帯電話でメールをプレビューします、300語に制限します、 そしてあなたの電子メールの署名で世界を怒らせないようにしてください。そして最後に、飲んだりメールで送ったりしないでください。
2。電子メールで機密情報を送信します
メールはプライベートなように見えるかもしれませんが、本当にそうではありません。ドキュメントを暗号化します（機密性の高い税関連ファイルなど）必要な場合それらをデジタルで転送しますまたは調べてくださいパスワードなどの機密情報を共有する他の方法。覚えておいてください、見ているものはすべてコピーできるので、疑わしい場合は、デジタルの世界（メールの受信トレイやアウトボックスなど）ではなく、肉の世界にこのようなものを保持してください。
1.メールに迅速に応答しません
メールを読んでから主演するか、後で応答することを自分に考えたことがありますか（そしてそれには決して回らないでください）？私もそれに触れます。ただし、電子メールに迅速に応答することは、少なくとも開発できる最も重要な電子メールの習慣かもしれません。Google Execによると、Eric Schmidt。使用2-2-2ルールすべてのタイプのメッセージにタイムリーに応答するように強制するため（2時間以内に電子メールに応答します）。まあ、私たちの多くにとって、半日以内に応答するのは良いことです！電子メールの応答にボールを落としたとしても、心配しないでください。あなたは回復することができます。しかし、今後は考えてみてくださいより良い電子メールフィルターをセットアップしますしたがって、最も重要なメールのみが注意を払い、メールを制御してください。それをあなたをコントロールさせるのではなく。
Fruzsina Kuhariによるイラスト。
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